Passer à l’action et réduire les coûts de la paperasse administrative

Selon une étude de Kronos, les entreprises canadiennes perdent 88 milliards de $ par an en travail administratif inutile, ce qui équivaut à 4 934 $ par employé. Source : ici

Le travail administratif fait partie de la vie des entreprises. Néanmoins, il est possible de diminuer ses impacts sur les profits des entreprises par la rédaction des processus d’affaires. Dès qu’une tâche administrative est récurrente, une description détaillée permettant de réaliser cette tâche devrait être mis par écrit. Ceci permet d’éviter les erreurs, bien entendu, mais nous retrouvons d’autres bénéfices tels que :

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Qu’est-ce qui distingue un gestionnaire extraordinaire d’un gestionnaire ordinaire ?

Être propriétaire d’une PME, c’est être le numéro un. Ceci implique qu’une seule personne partage les tâches de cette fonction. Pour bien vivre le fait d’être numéro un sans être au prise avec la solitude, il n’y a rien de mieux que de savoir bien s’entourer. Un PDG avertit devrait s’entourer de collaborateurs qui sont complémentaires à ses valeurs humaines, mais différents de ses forces et de ses faiblesses. Ces collaborateurs aideront le PDG à prendre des décisions.

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Néanmoins, les collaborateurs devront décider, quant à eux, quels éléments sont primordial afin d’aider le PDG à prendre une décision. Un gestionnaire extraordinaire sera reconnu pour la justesse de ses décisions, mais avant-tout par sa rapidité à prendre une décision.

Afin de maximiser vos chances de toujours être un gestionnaire extraordinaire, voici trois principes à mettre en pratique :

1) Synthétisez rapidement les informations nécessaires à la prise de décision.
Votre environnement fourmille d’informations. Certaines sont pertinentes, d’autres pas. Qu’est-ce qui retient votre attention ? Comment classez-vous ces informations et comment les retrouvez-vous le moment venu ? À quelle vitesse êtes-vous capable de survoler votre environnement ? Ce sont des questions pertinentes qui vont vous permettre de synthétiser rapidement l’information provenant de votre environnement.

2) Pratiquez vous à prendre une décision rapidement.
Un joueur de hockey professionnel pratique et pratique et pratique encore et encore pour parfaire ses habiletés. Être en affaires n’a rien de différent. Il importe de se pratiquer. Débutez par prendre rapidement des décisions sur des éléments qui ont peu d’impact financier et mettez le principe 3 en pratique.

3) Documentez votre prise de décision dans un journal.
Souvent des décisions sont prises et vous ne vous souvenez plus comment vous avez pris cette décision. Par un journal, vous allez voir comment vous pensez et prenez des décisions et quelles actions vous devez améliorer : la rapidité ou la qualité des informations.

Quelle est votre moyenne au bâton des bonnes décisions ?

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Ne faites pas l’erreur de promouvoir un employé performant comme chef d’équipe

Une pratique courante dans les PME est de promouvoir un employé qui offre une performance au-dessus des normes de l’entreprise au rôle de chef d’équipe. Cette pratique entraîne deux graves conséquences dans une entreprise. D’une part, l’employé le plus performant se retrouve dans un poste ayant des tâches administratives. En conséquence, le niveau de productivité interne de l’entreprise s’en retrouve affecté car l’employé offrant un meilleur rendement n’est plus dans la production mais dans la gestion. D’autre part, l’employé promu ne fait plus ce qu’il aime, mais un autre type de travail, qu’il doit apprendre et il en résulte un stress vécu par ces changements et cet apprentissage.

promotion employé

Il est important de savoir qu’un employé doué pour la production ne sera pas toujours doué pour la gestion. Les aptitudes de gestionnaires devront alors être acquises. Ce qui implique que l’employé de production promu gestionnaire va se retrouver en formation pour apprendre des tâches qu’il ne veut pas nécessairement réaliser car la raison pour laquelle il a été promu c’est parce qu’il était productif et non gestionnaire.

3 manières de contrer qu’une promotion de votre employé le plus performant ne servent votre concurrence :

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Conseils en gestion chez Évolutel

Lors de mon passage chez Fredal, j’ai eu la chance de prendre connaissance et de mettre en œuvre le système de gestion proposé par Groupe Humaprise. Quand j’ai fondé Évolutel, j’ai créé ma propre mission d’entreprise avec ma propre philosophie grâce aux principes appris de Groupe Humaprise. Avec mes employés, j’utilise encore et toujours les judicieux conseils du formateur / coach en gestion de Groupe Humaprise.

 

Monsieur Jean-Claude Des Rosiers

Évolutel

(819) 770-7171

http://www.evolutel.ca/

Organisation rehaussée chez Super Marché Tassé ltée.

Je crois bien que cette formation Humaprise nous a permis d’augmenter l’efficacité des gens au niveau de leurs projets. C’est plus organisé, plus structuré et plus transparent. D’ailleurs la liste des projets ne cesse de s’allonger. C’est un cours que je recommande fortement. Avec le formateur / coach en gestion de Groupe Humaprise, c’est clair net et précis. De plus, cette formation nous apprends davantage à communiquer nos messages, ce qui est très important. Denis Tassé

Denis Tassé

Super Marché Tassé ltée.

(819) 568-5545

Efficacité en hausse chez Aménagement Paysage Oh ! Naturel

Avec le formateur / coach en gestion de Groupe Humaprise, Martin Gratton a pris le temps de revoir toute son organisation de travail pour améliorer son efficacité et clarifier les rôles de chacun dans l’entreprise. Un facteur important pour une personne qui profite de sa spécialisation dans un domaine pour se lancer en entreprise, sans avoir toutes les notions d’administration. Ça a été un bon investissement parce qu’on en avait besoin, souligne Martin Gratton. En sa compagnie, nous avons pu travailler sur notre gestion du temps et sur notre gestion des priorités pour pouvoir améliorer notre travail. Martin Gratton a fait appel aux services du formateur / coach en gestion de Groupe Humaprise pendant les quatre derniers été et il ne regrette pas ce choix qui lui a permis d’améliorer sa façon de faire les choses souligne M. Gratton.

Martin Gratton

Aménagement Paysage Oh ! Naturel

(819) 669-0998

 

Gestion efficace chez L’expert de la remorque

Mieux, en structurant ainsi L’expert de la remorque, en surveillant de plus près les méthodes de travail, les profits ont augmenté. L’entreprise a pu négocier des contrats plus avantageux avec des fournisseurs, y compris les assureurs. Et l’ensemble du personnel est encore plus motivé qu’auparavant. « J’avais de l’incertitude quant à l’avenir, mais maintenant j’ai la conviction de fonctionner sur des bases plus solides. Nous planifions quatre ou cinq ans d’avance. Avant on ne regardait pas plus loin que la semaine prochaine », précise M. St-Amour.

Jean-François St-Amour

L’Expert de la Remorque (1997) inc

(819) 669-0286

http://www.expertremorque.com/

Optimisation des réunions chez Caravanes de la Petite Nation

Le formateur / coach en gestion de Groupe Humaprise nous a aidé à structurer et classer notre information et aussi à organiser un réseau de communication qui permet à toutes les divisions et tous les directeurs de partager renseignements, objectifs et orientations. Le formateur / coach en gestion de Groupe Humaprise nous a appris à coordonner et à encadrer nos réunions pour que ça ne devienne pas des sessions de « jasage » précise M. Dufresne.

Gérard Dufresne

(819)643-5106

Caravanes de la Petite Nation

http://www.caravanespn.com/

Des conseils en gestion pour la relève de Cyclo Sportif GM Bertrand inc

Il est important de savoir quand on passe les guides si on a des bons candidats pour nous remplacer. Goupe Humaprise a développé un système pour mettre mes successeurs éventuels à l’épreuve précise M. Bertrand. En plus de préparer la relève, le formateur / coach en gestion de Groupe Humaprise m’a aussi aidé à assurer une meilleure coordination l’information transmise aux employés.

Gilles Bertrand

Cyclo Sportif GM Bertrand inc

(819) 772-2919

http://www.cyclegmbertrand.com/

Une relève outillée chez Boutique Chapman

Une boutique mieux structurée pour le relève de ses deux fils

Parfois, il faut remettre en question ses méthodes de gestion parce que les affaires vont très bien et que le temps est venu de s’outiller davantage pour maintenir ou accélérer la croissance de l’entreprise. C’était, en 2006, la situation dans laquelle se trouvait la Boutique Chapman, située au 46 chemin de la Savane, à Gatineau. Fondée en 1988 par Jean-Claude Chapman, la boutique se spécialise entre autres dans la vente et le service d’aspirateurs, de petits appareils de cuisine (y compris une belle gamme de cafetières) et d’articles de soins personnels (rasoirs, fers à repasser, etc.).

Depuis quelques années, deux de ses fils, Sébastien et Eric, s’étaient joints à lui à titre de copropriétaires de la boutique. Avec l’agrandissement du magasin, l’évolution des marchés et le désir de tirer profit des nouvelles technologies, des choix s’imposaient et les trois copropriétaires ont décidé d’avoir recours aux conseils experts d’un formateur / coach en gestion de Groupe Humaprise. « Mon père avait appris à l’école de la vie, à une époque où tout était fait à la main. Nous voulions amener l’entreprise à une autre étape, nous donner des structures et des outils appropriés », observe Eric Chapman.

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