Passer à l’action et réduire les coûts de la paperasse administrative

Selon une étude de Kronos, les entreprises canadiennes perdent 88 milliards de $ par an en travail administratif inutile, ce qui équivaut à 4 934 $ par employé. Source : ici

Le travail administratif fait partie de la vie des entreprises. Néanmoins, il est possible de diminuer ses impacts sur les profits des entreprises par la rédaction des processus d’affaires. Dès qu’une tâche administrative est récurrente, une description détaillée permettant de réaliser cette tâche devrait être mis par écrit. Ceci permet d’éviter les erreurs, bien entendu, mais nous retrouvons d’autres bénéfices tels que :

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Ne faites pas l’erreur de promouvoir un employé performant comme chef d’équipe

Une pratique courante dans les PME est de promouvoir un employé qui offre une performance au-dessus des normes de l’entreprise au rôle de chef d’équipe. Cette pratique entraîne deux graves conséquences dans une entreprise. D’une part, l’employé le plus performant se retrouve dans un poste ayant des tâches administratives. En conséquence, le niveau de productivité interne de l’entreprise s’en retrouve affecté car l’employé offrant un meilleur rendement n’est plus dans la production mais dans la gestion. D’autre part, l’employé promu ne fait plus ce qu’il aime, mais un autre type de travail, qu’il doit apprendre et il en résulte un stress vécu par ces changements et cet apprentissage.

promotion employé

Il est important de savoir qu’un employé doué pour la production ne sera pas toujours doué pour la gestion. Les aptitudes de gestionnaires devront alors être acquises. Ce qui implique que l’employé de production promu gestionnaire va se retrouver en formation pour apprendre des tâches qu’il ne veut pas nécessairement réaliser car la raison pour laquelle il a été promu c’est parce qu’il était productif et non gestionnaire.

3 manières de contrer qu’une promotion de votre employé le plus performant ne servent votre concurrence :

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Un progiciel de gestion chez Emile Seguin & Fils Ltee

Yves Séguin mentionne à titre d’exemple les dossiers de facturation, où certains suivis tardaient et où certaines factures demeuraient parfois introuvables. L’intégration de l’ensemble de la facturation au système BDI (base de données intégrale) de Humaprise aura permis de régler le problème sur-le-champ. « Aucun document ne peut se perdre maintenant parce que toutes les données sont enregistrées dans le système informatique dès l’ouverture d’un projet ou d’une soumission », dit-il.

Yves Séguin

Emile Seguin & Fils Ltee

(819) 777-5854

Une amélioration appréciable avec la BDI chez Les Entreprises RGMSP ltée

Tout le groupe de direction d’Entreprises RGMSP, y compris les directeurs de chantier, ont participé à des sessions de formation et d’information avec le formateur / coach en gestion de Groupe Humaprise. Ces rencontres ont permis d’approfondir des notions de gestion liées à l’expansion de l’entreprise, à la manière de préparer les jeunes pour la relève et à la planification stratégique. La BDI met l’accent sur l’importance de disposer d’un endroit précis et commun pour stocker l’information de l’entreprise et atteindre deux grands objectifs : favoriser une conception commune de l’organisation des informations pour tous les membres de l’entreprise; et diminuer les efforts et le temps pour retrouver ces informations au moment où l’on veut les utiliser. « Au niveau du fonctionnement, la BDI constituait une amélioration appréciable », dit M. Parisien.

Réjean Parisien

Les Entreprises RGMSP ltée

(819) 243-8412

http://www.rejeanparisien.com/

Conseils en gestion chez Évolutel

Lors de mon passage chez Fredal, j’ai eu la chance de prendre connaissance et de mettre en œuvre le système de gestion proposé par Groupe Humaprise. Quand j’ai fondé Évolutel, j’ai créé ma propre mission d’entreprise avec ma propre philosophie grâce aux principes appris de Groupe Humaprise. Avec mes employés, j’utilise encore et toujours les judicieux conseils du formateur / coach en gestion de Groupe Humaprise.

 

Monsieur Jean-Claude Des Rosiers

Évolutel

(819) 770-7171

http://www.evolutel.ca/

Efficacité en hausse chez Aménagement Paysage Oh ! Naturel

Avec le formateur / coach en gestion de Groupe Humaprise, Martin Gratton a pris le temps de revoir toute son organisation de travail pour améliorer son efficacité et clarifier les rôles de chacun dans l’entreprise. Un facteur important pour une personne qui profite de sa spécialisation dans un domaine pour se lancer en entreprise, sans avoir toutes les notions d’administration. Ça a été un bon investissement parce qu’on en avait besoin, souligne Martin Gratton. En sa compagnie, nous avons pu travailler sur notre gestion du temps et sur notre gestion des priorités pour pouvoir améliorer notre travail. Martin Gratton a fait appel aux services du formateur / coach en gestion de Groupe Humaprise pendant les quatre derniers été et il ne regrette pas ce choix qui lui a permis d’améliorer sa façon de faire les choses souligne M. Gratton.

Martin Gratton

Aménagement Paysage Oh ! Naturel

(819) 669-0998

 

Mise en place de méthodes de travail chez Verval Ltée

Sous l’encadrement discipliné du formateur / coach en gestion de Groupe Humaprise, Charles Armand Turpin a perfectionné ses processus d’affaires et ses méthodes de travail. Au lieu de mémoriser sa liste de projets quotidiens, il les a consignés à son agenda, à des réunions, au comité de direction. Il a réservé des blocs de temps pour réaliser un à un chacun de ces projets. Trois heures de son temps sont consacrées hebdomadairement au formateur / coach en gestion de Groupe Humaprise, qui est en quelque sorte devenu au fil des mois « l’adjoint » du directeur général de Verval.

À ces réunions avec le formateur / coach en gestion de Groupe Humaprise, le président de Verval aborde les questions prioritaires, l’une après l’autre. « On a trop tendance à remettre des décisions importantes, dit-il. Mais plus on attend, puis elles deviennent difficiles. » Cette façon de procéder a diminué le niveau de stress. « Une entreprise, ce n’est pas seulement une question de profits, ajoute M. Turpin. Je voulais un modèle de fonctionnement qui assurerait aussi à moi et au personnel une qualité de vie. Pour pouvoir faire ça, il me fallait un coup de pouce d’une personne ordonnée qui m’obligerait à avancer », précise-t-il.

Charles Armand Turpin

Verval ltée

(819) 770-0161

http://www.verval.com/

Gestion de l’information plus efficace chez Attache-Remorques Gatineau

« Nous n’avions aucune documentation centralisée à ce sujet, explique M. Normand. Avec l’assistance du formateur / coach en gestion de Groupe Humaprise, nous avons réussi à documenter, informatiser et rendre accessible toutes ces informations. La documentation n’est plus dans le bureau de l’un ou de l’autre, elle est sur écran et peut être obtenue sans délai. »

Attache-Remorques Gatineau, mentionne-t-il, a embauché récemment trois nouveaux employés. Avec le système implanté avec l’assistance du formateur / coach en gestion de Groupe Humaprise, ils ont pu prendre connaissance des processus de travail avec les clients, des politiques sur l’envoi d’achats, apprendre à connaître les cheminements, savoir quelles sont les étapes, ne plus avoir à se fier à ce qu’un d’autre dit. « Nos processus de travail sont maintenant bien définis, et bien écrits. Et tout le monde y a accès. Si tu  ne connaissais pas un prix, avant, il fallait que tu le demandes. Maintenant il est documenté. C’est clair, c’est précis », ajoute M. Normand.

« La grosse amélioration avec Groupe Humaprise, dit-il, c’est la gestion de l’information. Nous avons une entreprise dont le taux de croissance est constant, et le formateur / coach en gestion de Groupe Humaprise nous a permis de gérer cette croissance plus efficacement, d’aller au-delà du chiffre d’affaires pour identifier les coûts réels  et ainsi améliorer notre rentabilité. Nous avons encore du chemin à faire, mais nous avons déjà apporté beaucoup d’améliorations. »

Marc Normand

Attache-Remorques Gatineau

(819) 669-6111

http://www.attache-remorques.com/

Une transition sans heurts chez Techn’eau conseil

Des résultats positifs avec le processus de relève

Gilles Verrier, propriétaire de la société Techn’EAU Conseil, à Gatineau, arrivait à l’aube de ses 60 ans. Un cap important. Toujours au sommet de ses capacités, mais commençant à penser au virage retraite, il veut assurer la pérennité de l’œuvre qu’il  bâtie au cours des 20 dernières années. Il tient à prévoir une transition sans heurts, de manière à pouvoir se distancer de plus en plus de son travail avec la satisfaction de léguer son entreprise à des successeurs de confiance.

Formée d’une équipe de cinq employés, s’ajoutant à M. Verrier, Techn’EAU offre aux particuliers, entreprises et institutions un éventail de services spécialisés liés à la qualité de l’eau. L’entreprise est florissante et connaît une croissance continue. Penser à une retraite éventuelle, c’est bien, mais pas au point de freiner cet élan. « Il fallait que je pense à tout ça et planifier un peu avant que ça devienne pressant. Je ne voulais pas être obligé d’improviser », affirme M. Verrier.

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Un logiciel d’affaires chez Sol Aliments Naturels

Nous avions besoin d’un système qui nous donnait instantanément accès à la recette de l’entreprise. C’est exactement ce que nous offre la BDI. Je recommande le système Humaprise à toutes les entreprises dont les membres veulent progresser et améliorer leur qualité de vie au travail précise M. Couture.

Sol Aliments Naturels

Guy Couture

(819) 684-5410

http://www.solbio.ca