Passer à l’action et réduire les coûts de la paperasse administrative

Selon une étude de Kronos, les entreprises canadiennes perdent 88 milliards de $ par an en travail administratif inutile, ce qui équivaut à 4 934 $ par employé. Source : ici

Le travail administratif fait partie de la vie des entreprises. Néanmoins, il est possible de diminuer ses impacts sur les profits des entreprises par la rédaction des processus d’affaires. Dès qu’une tâche administrative est récurrente, une description détaillée permettant de réaliser cette tâche devrait être mis par écrit. Ceci permet d’éviter les erreurs, bien entendu, mais nous retrouvons d’autres bénéfices tels que :

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Idées pour améliorer le climat de travail et la productivité en PME

Au sein d’une entreprise, il y a plusieurs virus qui viennent influencer négativement ou positivement l’attitude des gens qui y travaillent. Bien entendu, ces virus sont hautement contagieux et se transmettre sans contact entre les gens. La liste des virus ayant une influence négative est :

  • l’absentéisme,
  • le présentéisme,
  • la résistance aux changements,
  • l’individualisme,
  • le « je m’en foutisme »,

bref la lâcheté.

Ces virus viennent influencer négativement le climat de travail et, par conséquent, nuisent à la productivité.

À l’inverse, nous retrouvons des virus qui ont un impact positif dans une entreprise et qui font croître significativement la productivité. Ces virus sont :

  • l’enthousiasme,
  • le dynamisme,
  • la collaboration,
  • le plaisir,
  • l’acceptation,

bref, le courage.

Nous pouvons voir qu’autant la lâcheté que le courage sont contagieux et viennent influencer l’attitude des autres et, par le fait même, la productivité dans votre entreprise. Pour démarrer une épidémie, il ne s’agit que d’avoir une seule personne qui porte un de ces virus pour que l’organisation ne soit mise en quarantaine. Vous vous en doutez certainement, ceci est loin d’être de la théorie. Tout ça se passe actuellement dans les organisations.

Si une telle épidémie surgit dans votre entreprise, il faut du courage pour l’enrayer. Ne vous laissez pas influencer par la routine, ne prenez pas de raccourcis, ayez du courage, devenez un agent de changement et des forces insoupçonnées vous guideront.

Le changement fait peur

La majorité des gens n’aime pas la routine, c’est trop monotone qu’on dit. La majorité des gens n’aime pas le changement. Le changement fait peur et nous résistons. Alors si nous n’aimons ni la routine et ni le changement, nous aimons quoi ? Éteindre des feux ?

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Chez Groupe Humaprise, nous formons des agents du changement, c’est-à-dire que les gens incorporent le changement dans leur routine. Ce changement est provoqué par la recherche d’un équilibre meilleur ou d’une plus grande rentabilité de l’entreprise.

Pour y parvenir, il importe de déterminer avec précision ce que nous souhaitons atteindre. Il s’agit de bien définir où nous voulons être dans 3, 5 ou 10 ans, ce que nous voulons faire, ce que nous aimons et n’aimons pas, et ainsi de suite.

Une fois cet exercice complété, il ne reste plus qu’à déterminer quelles seront les actions à faire pour s’y rendre et à les inclure dans notre quotidien.

Prenons un exemple bien simple. Un gestionnaire cherche à améliorer ses connaissances sur une technique propre à sa discipline. Pendant ses temps de repas au bureau, au lieu de lire les nouvelles du sport, il pourra inclure de lire 10 pages par jour d’un livre sur les techniques qu’ils souhaitent améliorer. Rapidement, ses connaissances vont s’améliorer et au bout d’une année, en agissant de la sorte, il pourra avoir lu plusieurs livres traitant des différentes techniques. Dans sa routine, il a agi en tant qu’agent du changement et après plusieurs journées de cette routine, il est fort à parier que ce gestionnaire aura acquis un niveau de connaissance très élevé et que son objectif d’améliorer ses connaissances sera atteint … sans résistance et sans crainte.

Pour reprendre les propos de Éric Thomas, un gourou de la motivation aux États-Unis, quels sacrifices je suis prêt à faire aujourd’hui pour être la personne que je veux être demain? Comme ce gestionnaire, est-ce que je suis prêt à sacrifier le fait d’être moins « savant » dans le domaine du sport pour être plus connaissant dans mon travail ?

Avec cette manière de faire, la routine n’est pas monotone et il n’y a certainement pas de résistance face aux changements. La routine entraîne le changement et nous dirige vers une vie meilleure.

Travailler l’attitude

En conclusion, dans son livre « Devenez une personne d’influence », John C. Maxwell prend bien soins de démontrer que l’attitude est d’une importance capitale vers la réussite. Si notre attitude est que nous avons un sentiment de succès dans notre vie personnelle, nous allons réussir en affaires, mais ce n’est pas parce que l’on réussit en affaires que nous avons le sentiment de réussir notre vie personnelle.

Notre attitude entraîne également des actions face aux autres ou envers nous-mêmes. Si nous sommes envahis par le sentiment de succès, autant personnel que professionnel, nos actions seront :

  • On se sacrifie pour réussir
  • On cherche des moyens de gagner
  • On devient énergétique
  • On suit le plan stratégique
  • On aide les autres membres de l’équipe

Inversement, si nous sommes habités par un sentiment d’échec, notre comportement sera :

  • On en fait le moins possible
  • On cherche des excuses
  • On devient fatigué
  • On laisse tomber le plan stratégique
  • On blesse les autres

Source John C Maxwell : devenez une personne d’influence p.94 (2008)

N’oubliez pas que « pour aider quelqu’un à croire qu’il peut réussir, donnez-lui l’occasion de connaître de petites victoires » John C Maxwell.

Pour une formation vous permettant d’améliorer le climat de travail, contactez-nous au 819-770-9332 ou par courriel à info@groupehumaprise.com. Nous sommes en affaires depuis 1987 et nous avons assisté plus de 250 propriétaires d’entreprise dans cette démarche.

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Face à nos émotions, comment être libre et responsable

Il faut faire un effort constant pour adopter une position intérieure, un point de vue, un regard qui nous confère une manière d’être et d’agir plus consciemment. Il faut faire l’effort de se tenir au centre de sa vie, à l’écoute de sa petite voix intérieure. Il faut prendre le temps de ressentir intuitivement nos expériences quotidiennes pour en saisir le sens véritable et faire des choix conscients.

Maintenir cette position intérieure, n’est pas toujours facile. Mais lorsqu’on y arrive, on tient dans ses mains, ou plutôt dans son cœur, pendant de brefs instants, la clef du bonheur.

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Nous avons tous fait l’expérience de pareils petits moments de bonheur authentique. Des moments où notre âme vibre à l’unisson des choses. La recherche active de ces moments privilégiés, c’est la recherche du vrai bonheur.

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Un patron serviable pour des employés plus productifs 

Une équipe de chercheurs sous la direction de Robert Linden de l’Université de l’Illinois a mené une étude dans la chaîne américaine de franchises de restaurants Jason’s Deli. Les communications entre les employés et les gestionnaires ont été étudiées. Les chercheurs ont constaté que lorsque l’employé se faisait dire « Fait ceci » ou « fait cela » ou « tu devrais le faire de telle manière » la productivité des employés était à la baisse. Par contre, lorsque les employés se faisaient demander : « y a t’-il quelque chose que je peux faire pour t’aider ? » ou « qu’est-ce que tu as besoin pour accomplir la tâche », la productivité s’améliorait.

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La motivation pour un propriétaire de PME

Selon Claude Lévy-Leboyer, auteur de nombreux ouvrages sur la motivation des individus au travail : «La motivation peut être décomposée en 3 étapes qui se définissent dans le cadre des actions visant la poursuite d’un résultat donné, donc d’une performance :

  1. Le choix de l’objectif ou encore l’acceptation par l’individu d’un objectif qui lui est assigné ;
  2. La décision, souvent implicite, qui concerne l’intensité de l’effort que cet individu va consacrer à atteindre cet objectif ;
  3. La persévérance dans l’effort au fur et à mesure qu’il se déroule et en fonction des retours d’information sur ses résultats par rapport à l’objectif à atteindre.

En d’autres termes, être motivé, c’est essentiellement avoir un objectif, décider de faire un effort pour l’atteindre et persévérer dans cet effort jusqu’à ce que le but soit atteint ».

Pour bien des gens que nous avons rencontrés, l’objectif était de se lancer en affaires. Ils se sont lancés en affaires. Ils travaillent fort et pendant de longues heures. Toutefois, un scénario typique est que 5 années plus tard, les propriétaires considèrent qu’ils ne font pas d’argent. Ils vivent alors une baisse importante de leur motivation et ils se questionnent sur l’avenir de leur entreprise. Cette malencontreuse situation repose sur la définition de l’objectif.

usine

Objectif en affaires

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