7 astuces pour accroître la productivité dans votre PME

Une cogitation constante de tout décideur est la productivité en interne. Il s’agit de trouver cette recette qui permet à des gens d’en faire plus afin d’accroître la rentabilité de l’entreprise. Comment donc améliorer cette productivité? Voici 7 astuces vous permettant d’accroître la productivité dans votre entreprise.

1) Déterminez vos objectifs

Que ce soit selon la technique SMART ou MoSCoW, l’objectif est le but à atteindre.

 

2) Mettez vos objectifs par écrit

Un objectif qui n’est pas écrit ne reste que du vent. C’est aussi performant que la pensée magique. Le mettre par écrit, c’est un engagement, un contrat avec soi.

 

3) Expliquez le pourquoi de ces objectifs

Un objectif n’est que chiffre bien plate. Il importe d’expliquer le « pourquoi » afin de susciter l’intérêt de votre équipe. Cette technique des 5 pourquoi permet d’aller au fond des choses et en faire ressortir l’essentiel.

 

4) Faites un plan d’action en lien avec vos objectifs

Le plan d’action permet de tracer l’itinéraire pour vous rendre à votre objectif. N’improvisez pas, faites un plan ! Nous savons très bien qu’il y a plusieurs chemin qui mène à Rome, l’important est de définir le chemin qui vous permettra de vous y rendre d’une manière le plus efficacement possible.

La meilleure manière gérer les tâches est de planifier. Si pour certains, la planification est vue comme une prison, cette planification est en fait une liberté. Ce n’est pas n’importe quelle sorte de liberté. En fait, il s’agit d’une liberté émotionnelle. Nous pouvons nous départir de cette relative importance que l’on accorde aux tâches et aux actions. Par la planification nous arrivons à faire concorder les tâches à faire dans le délai prescrit. Nous n’avons pas recours à la pensée magique pour que le temps s’arrête ou que par quelconque intervention pour que la tâche se réalise plus rapidement. Nous n’avons plus qu’à suivre notre planification pour obtenir le résultat désiré. Plus de stress, moins d’émotions inutiles, uniquement une exécution du plan.

 

5) Déterminez et répartissez les tâches relevant du plan d’action

Suite au plan, déterminez ce qu’il doit être fait et répartissez les tâches au sein de votre équipe en fonction des forces de chacun.

La délégation de tâches est une pratique courante dans les entreprises. Cette délégation permet à une personne de déléguer certaines responsabilités pour s’attaquer à de nouvelles responsabilités ou pour libérer du temps.

Pour tirer profit au maximum de la délégation de tâches, le résultat attendu se doit d’être clairement expliqué. Plus le résultat attendu est expliqué et compris par la personne qui reçoit la tâche, plus les chances de réussites sont rehaussées.

À titre d’exemple, je peux demander à une personne d’acheter un nouveau meuble pour le bureau. Plus je serai spécifique quand à mon besoin et aux exigences que je recherche, plus ce nouveau meuble répondra à mes attentes. Je n’ai pas besoin d’expliquer qu’elle devra se rendre dans un magasin de meuble et tous les détails de la transaction. Par contre, plus j’explique le résultat attendu comme les dimensions du meuble, ses fonctions, son utilisation, la couleur, etc plus j’ai de chance d’être satisfait de la délégation. Maximisez vos délégations de tâches en expliquant le résultat attendu et la délégation sera encore plus efficace.

 

6) Exécutez les tâches sans excuses

Il importe de tenir compte des sentiments dans l’exécution des tâches. Une personne qui se cherche des excuses pour éviter de faire la tâche ou repousse à plus tard les tâches que ça ne lui tente pas de faire, nuit à la productivité. Le rôle du gestionnaire est d’identifier cette forme de procrastination et de travailler à éliminer les mauvais sentiments de l’employé envers la tâche. Comme le souligne Peter Drucker,

Il y a 4 raisons pourquoi une personne réalise une tâche, soit par enthousiasme, par plaisir, par acceptation ou par obligation.

Par enthousiasme ou par plaisir se retrouve dans les forces des gens. Ceci est bien connu et c’est même une pratique courante. Lorsque nous avons du plaisir à faire quelque chose, le temps passe rapidement et nous avons une production élevée.

Par contre, si une personne réalise une tâche sans le faire par enthousiasme ou par plaisir, elle le fait soit en ayant un sentiment d’obligation,  ou soit par acceptation. Réalisé une tâche par obligation c’est faire quelque chose de notre propre gré mais en ayant le sentiment que nous n’avons pas le choix de le faire. Ce genre de sentiment entraîne colère, manipulation ou tristesse.

L’employé se sent obligé de faire une tâche alors il la fait, mais il a des attentes que quelque chose lui sera rendu ou donné en retour. Ceci entraîne des « non-dits » dans une entreprise, qui devient éventuellement une forme de manipulation, de chantage émotif ou de frustrations qui commence la plus part du temps par une phrase du genre : « je pensais que ».

Pour éviter ces tourments émotifs, une tâche qui n’est pas réalisé par enthousiasme ou par plaisir se doit d’être faite par acceptation. L’acceptation est en fait la fin d’un processus de deuil. Ceci demande du courage afin de permettre à une personne de combattre ses scénarios intérieurs pour se libérer des frustrations et accepter. Lorsque cette étape est franchie, une force intérieure jaillie et permet à la personne d’être plus productive.

 

7) Faites des réunions efficaces

Le meilleur moyen de faire le suivi de la productivité est lors de réunion et non individuellement. Faites toujours un ordre du jour si vous devez organiser une réunion. Déterminer en avance les dates des réunions et respectez-les.

Avoir un ordre du jour implique une préparation, par le fait même une planification. Il y a donc eu au préalable de la rencontre une réflexion qui a mené à établir un début, un cheminement critique et une fin. De cette manière, tous les points devant être traités le seront et il n’y aura pas d’omission qui vont nécessiter un second appel ou une autre rencontre. Le temps est effectivement maximisé.

En plus d’une gestion du temps efficace, l’ordre du jour permet de donner confiance aux personnes présentes. D’abord, celui qui conduit la réunion n’a pas à se fier à sa mémoire pour traiter les points. Il retrouvera les éléments à aborder dans son ordre du jour et son cheminement critique l’amènera à la fin de la réunion en fonction de l’objectif recherché. La rencontre sera ainsi structurée et gérée efficacement. D’autre part, les interlocuteurs sentiront que la personne qui conduit la réunion sait exactement où elle s’en va. Ce sentiment permet d’établir rapidement la confiance envers l’interlocuteur.

 

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En conclusion, ne soyez pas comme dans ce GIF, un pelleteur qui travaille fort, mais n’accomplit rien d’utile 🙂

 

Pour une formation vous permettant de développer la productivité en interne, contactez-nous au 819-770-9332 ou par courriel à info@groupehumaprise.com. Nous sommes en affaires depuis 1987 et nous avons assisté plus de 250 propriétaires d’entreprise dans cette démarche.

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Relève d’entreprise : une transition réussie pour Humaprise

Peu importe l’âge et la taille d’une entreprise, le transfert d’expertise n’est jamais une mince tâche. Pourtant, c’est le tour de force que vient de réaliser Humaprise, cette véritable institution en matière de consultation en gestion d’entreprises de la région.

Guy Pelletier, Nathalie Lafond et Luc Lévesque
Guy Pelletier, Nathalie Lafond et Luc Lévesque

Porté par un désir d’innover, son cofondateur et président, Guy Pelletier, a en effet décidé de se tourner vers l’avenir et de s’associer avec de nouveaux partenaires après plus de 27 ans de contribution active à la pérennité des PME de la région.

Après mûre réflexion et une année de planification, ce dernier a récemment cédé les droits d’auteur d’Humaprise Corp. au Groupe Humaprise Inc., dont les actionnaires sont Nathalie Lafond et Luc Lévesque. Bien qu’il ne soit plus à la tête de l’entreprise, la transaction prévoit que M. Pelletier en détiendra une franchise et qu’il pourra ainsi continuer de servir les entreprises de la région.

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Les 4 piliers de faire de la stratégie, extrait de « Paroles de PDG »

Nous avons fait la lecture du livre : « Paroles de PDG, comment 75 grands patrons du Québec vivent leur métier ». Ce livre comporte plusieurs facettes intéressantes à la gestion d’une entreprise. Nous avons particulièrement adoré un passage qui parle de « faire de la stratégie ». Dans ce billet, nous vous présentons les piliers de ce que constitue faire de la stratégie pour les grands PDG du Québec.

Überlegen, Kreuzung

Planification stratégique

Un PDG doit toujours chercher à anticiper l’avenir. Il cherche à évaluer les menaces et les opportunités potentielles afin d’être en mode pro-actif.  Avoir une vision à long terme, au moins pour les 12 prochains mois, permet de concentrer les efforts dans la bonne direction. La planification stratégique est arrimée à un budget ce qui permet d’obtenir un contrôle des coûts. Enfin, elle se fait avec l’équipe de direction où les gens réfléchissent aux énoncés et orientations stratégiques de la prochaine année. Dans certains cas, les PDG choisissent de se réfugier loin de l’action de l’entreprise pendant quelques jours avec quelques proches collaborateurs afin d’édifier cette planification stratégique.

Réflexion stratégique

La réflexion stratégique, c’est se distancer des opérations courantes et pleinement assumer son rôle de visionnaire. Une vision stratégique s’édifie lors de cette réflexion. Cette réflexion permet de penser et d’élaborer les orientations stratégiques des prochains mois, de visualiser où s’en va l’entreprise et quel chemin sera utilisé pour y parvenir.

Gestion stratégique

Faire de la stratégique se fait en continu et au quotidien. Même si le chemin est connu par la direction, il reste à faire les pas pour s’y rendre. Chaque pas sera analysé, pensé, pesé afin de permettre à la stratégie de se mettre en place dans l’entreprise.

Communiquer et diffuser

Il ne s’agit pas uniquement d’avoir une planification stratégique, une gestion de l’information, des procédés d’affaires bien décrits ou des réunions rodées au quart de tour, il importe que ces outils soient diffusés, utilisés et maîtrisés par les employés. Ceci est le rôle du PDG de prendre en charge les communications. Au sein d’une entreprise qui cherche constamment à optimiser ses marges, le rôle du patron est d’être le gestionnaire de ce projet commun afin d’assurer la pérennité de l’entreprise. De telle sorte que tous les employés soient informés de la stratégie corporative.

 

Extrait de : Paroles de PDG: Comment 75 grands patrons du Québec vivent leur métier

Louis Hébert (Auteur), Réal Jacob (Auteur), Alain Gosselin (Auteur), Eric Brunelle (Auteur), Roman Oryschuk (Auteur)

Test : avez-vous le profil entrepreneur ?

Avez-vous le profil d’un entrepreneur ?

test entrepreneure Humaprise

Vous songez à vous lancer en affaires ?

Rien de mieux que d’apprendre à mieux vous connaître avant d’investir des milliers de dollars dans un projet.

Ce petit test d’une durée de 15 minutes vous donnera une bonne indication de votre capacité entrepreneuriale.

Pour chaque question, encerclez le chiffre à la réponse qui s’applique le mieux à votre cas :

  • « 1 » signifie que vous êtes tout à fait d’accord
  • « 2 » plutôt d’accord
  • « 3 » un peu d’accord
  • « 4 » plutôt en désaccord
  • « 5 » en total désaccord

Quand vous aurez répondu aux 25 questions, calculez vos réponses pour découvrir vos résultats et en apprendre un peu plus sur votre personne. Alors, avez-vous le profil ?

1) J’aime faire des choses qui donnent rapidement des résultats 1 2 3 4 5
2) Je préfère travailler avec des amis plutôt qu’avec des spécialistes plus compétents, mais que je ne connaîtrais pas 1 2 3 4 5
3) Je suis plutôt effrayé par les difficultés et la complexité des situations 1 2 3 4 5
4) Je me perçois en tant que généraliste (polyvalent) plutôt que spécialiste 1 2 3 4 5
5) Pour moi, les échecs sont des occasions d’apprendre 1 2 3 4 5
6) Derrière toute réussite, il y a un chanceux 1 2 3 4 5
7) Je suis un touche-à-tout et j’aime mettre la main à la pâte 1 2 3 4 5
8) Je préfère laisser les responsabilités à ceux qui sont mus par la gloire 1 2 3 4 5
9) Je peux me mettre dans la peau de mes interlocuteurs, voir comment ils pensent 1 2 3 4 5
10) Je suis constamment à l’affût des occasions d’affaires qui pourraient surgir inopinément 1 2 3 4 5
11) Je sens que mon potentiel et mon énergie sont actuellement sous-exploités 1 2 3 4 5
12) Je n’aimerais pas mettre en jeu ma position sociale en prenant des risques indus 1 2 3 4 5
13) Dans ma jeunesse, j’ai eu des activités qui m’ont fait gagner des sous, par exemple distribuer des journaux ou des circulaires 1 2 3 4 5
14) J’ai toujours tendance à rechercher l’approbation de mon entourage 1 2 3 4 5
15) J’aime me surpasser constamment 1 2 3 4 5
16) J’aime rester inoccupé ou rêveur à certains moments de la journée 1 2 3 4 5
17) Je suis en général très stressé par l’incertitude et l’ambiguïté de certaines situations 1 2 3 4 5
18) Je constate que j’ai tendance à assumer la responsabilité de beaucoup de choses dans la vie 1 2 3 4 5
19) Pour moi, les changements sont porteurs d’occasions à saisir 1 2 3 4 5
20) Ma façon de travailler est rigoureuse, si bien que l’intuition y trouve peu de place 1 2 3 4 5
21) Je ne suis pas constamment à la recherche d’importants défis à relever 1 2 3 4 5
22) Je suis de ceux qui prennent des risques calculés 1 2 3 4 5
23) Je me considère comme un gros travailleur 1 2 3 4 5
24) Les changements ne me rebutent pas et je sais m’y adapter 1 2 3 4 5
25) Je suis un optimiste (pensée positive) 1 2 3 4 5

   ou   

 

Interprétation des résultats :

1 point est accordé par question si vous avez répondu 1 ou 2 aux énoncés 1, 4, 5, 7, 9, 10, 11, 13, 15, 18, 19, 22, 23 et 25 (maximum de 14 points);

1 point est accordé par question si vous avez répondu 4 ou 5 aux énoncés 2, 3, 6, 8, 12, 14, 16, 17, 20, 21 et 24 (maximum de 11 points);

aucun point n’est accordé si vous avez encerclé le chiffre 3.

De 21 à 25 points

Vous avez le profil de l’emploi. Vous avez l’étoffe d’un entrepreneur. Si vous n’avez pas encore votre entreprise ou n’avez pas encore
songé à vous lancer dans la mêlée, qu’attendez-vous ? Si vous êtes un entrepreneur et qu’en plus vous implantez le
Système de gestion Humaprise, imaginez les résultats ! Un succès assuré !

De 16 à 20 points

Vous avez un profil entrepreneurial bien affirmé. Cependant, votre succès comme entrepreneur pourrait dépendre des capacités
(aptitudes, compétences) que vous avez ou des ressources dont vous disposez. Une
franchise pourrait très bien vous convenir.

De 11 à 15 points

Vous êtes dans une zone de transition. Vous êtes probablement apte à devenir entrepreneur, mais vous devrez y
mettre beaucoup d’efforts et de persévérance. Une aide et un suivi sous forme de conseils et d’encouragements vous seraient d’une grande utilité.

De 6 à 10 points

Votre profil entrepreneurial semble plutôt bas. Vous auriez certainement grand profit à revoir certaines de vos opinions,
attitudes ou comportements concernant votre désir de devenir entrepreneur.

De 0 à 5 points

Soyez réaliste ! Il vous serait probablement
difficile d’évoluer actuellement dans un milieu entrepreneurial.

Note: Questionnaire d’Yvon Gasse, directeur du Centre d’entrepreneuriat et de PME de l’Université Laval.

Reprenez le contrôle de votre PME en 33 heures

Cette formation s’adresse à vous, propriétaire de PME, qui cherchez à faire croître votre entreprise. Toutefois, malgré les longues heures que vous consacrées, les efforts soutenus et toute votre bonne volonté, vous vivez une insatisfaction face à la rentabilité. Faites comme 250 autres propriétaires d’entreprise et maximisez votre emprise sur votre entreprise. Sachez qu’après la première séance de formation, nous garantissons que vous allez percevoir des changements notables dans votre PME.

À qui s’adresse cette formation ? Propriétaires d’entreprise

Nombre d’employés ? entre 3 et 50

Chiffre d’affaires ? minimum 300 000$

Prérequis ? Désir d’apprendre

Impacts de la formation ? Réduction des heures de travail des propriétaires, croissance d’un minimum de 1% sur les profits nets et amélioration considérable du climat de travail.

Formation en entreprise et admissible à une subvention de 50% des coûts par Emploi-Québec.

Téléphonez-nous au 819-770-9332 poste 101 afin de réserver vos dates.

Description de la formation

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Diagnostic d’entreprise et plan d’action pour gérer la croissance ou pour préparer la relève interne ou externe (vente)

Groupe Humaprise a développé une approche permettant d’effectuer un diagnostique d’entreprise et un plan d’action afin de bien gérer la croissance d’une entreprise lors d’une relève. Qu’il s’agisse d’une relève par des membres de la famille, par des employés ou même par des gens venant de l’extérieur de l’entreprise, notre approche permet de favoriser un transfert tout en douceur. Nous allons vous aider à voir clair toute au long du processus de relève.

Extrait / Journal Les Affaires 23-02-2013

Au cours des prochaines années, il faudra multiplier le nombre d’accompagnements de cédants, croit Sylvain Darche, responsable de la région de Montréal chez Raymond Chabot Grant Thornton.

«Cela veut dire de la formation, du coaching, un diagnostic et un suivi», précise-t-il. La pratique du conseil en entreprise devrait aussi être revue, de façon à offrir une approche intégrée au cédant. «À l’heure actuelle, chaque type de conseiller accompagne le dirigeant dans un aspect du transfert de son entreprise – le comptable regarde la comptabilité, l’avocat, le droit, etc. -, mais le dirigeant a besoin d’être accompagné dans toutes les facettes, y compris le volet psychologique, trop souvent négligé.»

brouillard route

Volet « Croissance »

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Une transition sans heurts chez Techn’eau conseil

Des résultats positifs avec le processus de relève

Gilles Verrier, propriétaire de la société Techn’EAU Conseil, à Gatineau, arrivait à l’aube de ses 60 ans. Un cap important. Toujours au sommet de ses capacités, mais commençant à penser au virage retraite, il veut assurer la pérennité de l’œuvre qu’il  bâtie au cours des 20 dernières années. Il tient à prévoir une transition sans heurts, de manière à pouvoir se distancer de plus en plus de son travail avec la satisfaction de léguer son entreprise à des successeurs de confiance.

Formée d’une équipe de cinq employés, s’ajoutant à M. Verrier, Techn’EAU offre aux particuliers, entreprises et institutions un éventail de services spécialisés liés à la qualité de l’eau. L’entreprise est florissante et connaît une croissance continue. Penser à une retraite éventuelle, c’est bien, mais pas au point de freiner cet élan. « Il fallait que je pense à tout ça et planifier un peu avant que ça devienne pressant. Je ne voulais pas être obligé d’improviser », affirme M. Verrier.

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Partir du bon pied chez Gestion CTI

Un lancement d’entreprise réussi pour Gestion CTI

Il faut beaucoup de volonté et de nerfs pour se lancer en affaires. En effet, les nouveaux entrepreneurs en voient de toutes les couleurs et ne savent pas toujours à quoi s’attendre. C’est ce qui a poussé Stevens Simard à contacter Humaprise pour de l’aide lorsqu’il a décidé de démarrer son entreprise de gestion et de productivité des technologies de l’information, Gestion CTI, il y a quelques mois.

« Si c’était facile de se partir en affaires, tout le monde le ferait, soutient M. Simard. En affaires, nous avons un long chemin à parcourir : certains sont beaucoup plus difficiles que d’autres et il n’y a pas une journée qui se ressemble. L’expérience du formateur / coach en gestion de Groupe Humaprise m’a beaucoup guidé dans ce cheminement lors du démarrage de Gestion CTI. »

Étrangement, les deux entreprises ont beaucoup en commun : alors que Groupe Humaprise vise à améliorer la rentabilité et l’espérance de vie des PME ainsi que la qualité de vie de ses propriétaires, Gestion CTI tient à rentabiliser la fonction informatique et réduire la gestion de crise des entrepreneurs, se disant un allié des PME et des firmes informatiques.

Selon M. Simard, les entreprises et leurs employés perdent un temps de production fou lorsqu’ils ont des problèmes au niveau informatique, par exemple lorsqu’ils cherchent un mot de passe oublié ou qu’ils tentent de modifier leur message de boîte vocale. « En tout, on peut calculer qu’un employé perdra entre 15 et 30 minutes chaque jour à chercher des fichiers ou mots de passe, affirme M. Simard. C’est pourquoi nous recueillons toutes les informations techniques des entreprises pour maximiser leur productivité. »

Pour le formateur / coach en gestion de Groupe Humaprise qui se spécialise davantage dans les entreprises en croissance et au stade de la relève, il s’agissait d’une des premières expériences en lancement d’entreprise, qui fut un succès selon M. Simard de Gestion CTI. « Il a enlevé beaucoup du poids qu’il y avait sur mes épaules, explique ce dernier. Il était toujours présent pour donner des réponses à mes questions et m’a beaucoup aidé à préparer ma première rencontre avec un client. Groupe Humaprise a vraiment emprise sur l’humain qui souhaite partir en affaires sans faire d’erreurs. À chaque fin de rencontre, j’étais plus motivé et j’avais les munitions pour me présenter aux PME auxquelles je voulais offrir mes services. Le formateur / coach en gestion de Groupe Humaprise connaît les besoins des entreprises pour bien réussir chaque jour. »

S’agissait-il d’un lancement d’entreprise réussi ? « Définitivement, affirme M. Simard. Après plusieurs mois, j’ai maintenant plusieurs contrats de signés et le développement de Gestion CTI va bien. Je suis encore plus avancé que je pensais l’être lorsque j’ai contacté le formateur / coach en gestion de Groupe Humaprise. Demander l’aide d’Humaprise a été pour moi le meilleur investissement que j’ai fait en me démarrant. »

Gestion CTI

Stevens Simard

(819) 962-7705

http://www.gestioncti.ca/

 

Formation de la relève chez Couvreur Rolland Boudreault

Une relève qui reprend l’entreprise en mains

Quand Josée et Marc Boudreault ont pris en mains l’entreprise fondée par leur grand-père Rolland Boudreault, ils ont fait appel aux services d’un formateur / coach en gestion de Groupe Humaprise,  pour assurer une transition efficace. Ce ne fut pas un choix difficile. En 1991, leurs parents, Guy et Johanne Boudreault, avaient eux aussi consulté Groupe Humaprise avec succès après avoir pris la relève du fondateur.

Couvreur Rolland Boudreault installe tous les genres de toiture avec une équipe d’environ 30 employés et des sous-traitants. L’entreprise florissante est dirigée avec doigté par une troisième génération de Boudreault : Josée et son conjoint Vincent Lemieux, ainsi que Marc et sa conjointe Lianne Gareau. Ces derniers doivent cependant faire face à de nouveaux défis et veulent les relever avec les outils propres à leur époque. « Nous sommes une génération de plus en plus technologique, alors nous avons voulu concentrer nos forces sur l’informatisation de nos processus d’affaires et le transfert de l’information par voie électronique.

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