Passer à l’action et réduire les coûts de la paperasse administrative

Selon une étude de Kronos, les entreprises canadiennes perdent 88 milliards de $ par an en travail administratif inutile, ce qui équivaut à 4 934 $ par employé. Source : ici

Le travail administratif fait partie de la vie des entreprises. Néanmoins, il est possible de diminuer ses impacts sur les profits des entreprises par la rédaction des processus d’affaires. Dès qu’une tâche administrative est récurrente, une description détaillée permettant de réaliser cette tâche devrait être mis par écrit. Ceci permet d’éviter les erreurs, bien entendu, mais nous retrouvons d’autres bénéfices tels que :

  1. Améliorer le processus,
  2. Déléguer le processus et non la tâche,
  3. S’assurer que la tâche est toujours réalisée d’une manière optimale peu importe qui fait la tâche,
  4. Améliorer l’efficacité en interne,
  5. Réduire le temps pour accomplir une tâche,
  6. Économiser des ressources autant naturelles qu’humaines

La mise en place de procédures administratives peut permettre de réduire les dépenses liées à la bureaucratie de 10% à 50%, ce qui a un impact sur la rentabilité des entreprises. L’impact monétaire serait de l’ordre de 494$ à 2467$ par employé, selon les termes de l’étude de Kronos. Une fois ce constat bien établi, il ne reste plus qu’à passer à l’action.

En tant que gestionnaire si on attend d’être motivé pour faire des changements administratifs ou entreprendre un nouveau projet dans notre organisation, on favorisera toujours le statut-quo. Le changement fait peur et la peur nous paralyse. Par contre, si on passe à l’action, que l’on commence à faire des changements et que l’on obtient des résultats significatifs, la motivation surgira.

Être motivé et resté assis sur sa chaise n’est qu’une illusion. Un mirage qui s’installe devant nous et qui nous fait croire que des jours meilleurs arriveront … tout seul, comme par magie ou comme le Père Noël à Noël, avec un beau cadeau sans effort. Bien entendu, tout ça, n’est qu’un paradis artificiel éphémère. La motivation s’évaporera, éventuellement, comme le mirage.

Le plus difficile est de passer à l’action. Avoir suffisamment de courage pour affronter les défis qui nous attendent. C’est l’action qui amène la motivation et non l’inverse. Une fois en action, la motivation progressera au fur et à mesure de nos succès, de nos réussites et de nos réalisations.
Une fois en mouvement, dans votre organisation, prenez le temps de souligner les réussites et les progrès. Cette façon de faire permettra d’alimenter la flamme de la motivation et de rester en action.

Une fois en action, nous nous devons de faire des pauses afin de réévaluer notre planification. Nul doute que la loi de Murphy nous attend dans les courbes pour faire déraper nos projets. Tel un gamin qui prend plaisir à nous jouer des tours pour s’amuser, le hasard fait toujours en sorte que c’est lorsque tout bien obligatoirement bien aller que tout va planter. Ceci s’appelle la loi de Murphy. Selon Wikipédia, Edward Murphy, ingénieur américain en aérospatiale, a effectué de nombreuses expériences sur les effets de la décélération sur un humain lors d’un crash. Lors d’une de ces expériences, le hasard a voulu que tous les capteurs aient été montés à l’envers. D’où le constat : « Une tâche prendra toujours plus de temps qu’on ne l’imagine. Et ce qui peut mal tourner tournera mal ».

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Ce qui nous amène à dire que plus on veut aller vite, plus ça va lentement ou plus c’est facile, plus ça va prendre du temps. Inversement, lorsque la tâche semble compliquée, par un heureux hasard murphyien, tout se fait rapidement.

En conséquence, pour durer, le changement doit être implanter graduellement ce qui permettra de réduire efficacement les coûts administratifs.