La gestion de projets, les 4 P, la mission et le diagramme de Gantt

La gestion de projets est une science plutôt qu’un art, ce qui veut dire qu’elle se transmet et s’apprend sans nécessairement avoir un talent inné de gestionnaire de projets. Nous allons vous transmettre un peu de cette science en gestion de projets que nous maîtrisons avec succès.

En premier lieu, nous vous incitons à débuter en gestion de projets par des projets qui auront de fortes chances de réussites, ce qui vous permettra d’apprendre les rudiments de la gestion de projets et développer votre confiance. Cette façon de débuter en gestion de projets permet de vous pratiquer, d’apprendre à maîtriser les différents outils et tranquillement et évidemment, gagner confiance en ce domaine.

Toujours afin de maximiser vos chances de réussites d’un projet, il est courant d’utiliser un diagramme de Gantt. Comme nous pouvons le voir sur l’image ci-bas, ce diagramme permet de recenser les différentes tâches ou activités à réaliser et de les situer d’une manière chronologique tout en visualisant les chevauchements entre ces tâches. Ceci permet d’obtenir un portrait d’ensemble du projet et de déterminer les tâches prioritaires ou celles qui doivent être faites avant d’aller plus loin dans le projet. Évidemment, il est possible de répartir les tâches aux différentes personnes concernées et d’effectuer un suivi.
charte_de_gantt

Plusieurs modèles de diagramme de Gantt existent. Vous avez même un modèle dans Excel qui se nomme : « planificateur de projet ». Vous pouvez l’utiliser pour gérer des petits projets comme l’embauche d’un employé ou des plus gros projets comme un projet de rénovation.

En conclusion de cette première section, nous vous conseillons de conserver des copies de vos diagrammes de Gantt. De cette manière, vos projets qui sont récurrents, comme l’embauche d’un employé, seront améliorés en cours de réalisation et ne pourront que maximiser vos chances de réussites. Enfin, si vous souhaitez parfaire vos connaissances sur ce sujet, nous vous invitons à consulter ce site : http://www.gantt.com/fr/

 

Les 4 p de la gestion de projets selon Olivier Mesly

À la fin du mois de juin 2015, notre président est invité à un lancement de livre. Il s’agissait du livre de monsieur Olivier Mesly, professeur à l’université du Québec en Outaouais. Ce dernier connaît bien le désir d’apprendre de notre président ainsi que son intérêt pour la gestion de projets. Ce livre a effectivement capté son attention. Il en a débuté la lecture. Comme il s’agit d’un livre technique, la lecture  s’assimile tranquillement.

livre_olivier_mesly

Ce livre : « Faisabilité de projets, aspect oublié de l’analyse », traite du fait que « les décideurs qui doivent approuver un projet se fient aux informations fournies par des entrepreneurs désireux d’obtenir un financement rapide et négligent la recherche des aspects cachés de la soumission du projet. » Étant passionné par un projet, les entrepreneurs ont tendances à embellir leur projet. Dans ces circonstances, il n’est évidemment pas toujours facile de déceler « les erreurs, les omissions et les exagérations contenues dans la soumission » ou l’estimation de départ.

Le rôle du décideur est de pouvoir identifier les aspects qui sont négligés, omis ou carrément mis de côté, parfois de bonne foi, parfois par crainte que ces informations ne nuisent au projet. Ce livre permet de jeter un nouveau regard sur la faisabilité du projet et par le fait même, d’avoir un nouveau cadre d’analyse.

Deux chapitres proposent une démarche qui s’intègre bien à la philosophie du système de gestion d’entreprise Humaprise. Il s’agit des chapitres 6 et 7 qui portent sur les 4 P de l’analyse de faisabilité de gestion de projets. Ces 4 P sont Personnes, Pouvoir, Processus et Plan.

Personnes : Dans ce cadre d’analyse, il s’agit d’identifier les facteurs humains, dont notamment les clients, les différents paliers de gouvernement, les associations, les clients, les utilisateurs, etc, qui sont susceptibles d’influencer positivement ou négativement le projet. Dans le système de gestion Humaprise, ceci se retrouve dans la lecture de l’environnement externe et permet d’identifier les menaces et les opportunités.

Pouvoir : Dans son livre, il lie le leadership à l’autorité. Cette autorité doit être établie dans la chaîne d’autorité dans l’analyse de faisabilité. Il fera partie intégrante des facteurs clés de succès et des facteurs clés d’échec. Plusieurs éléments sont à considérer comme le pouvoir formelle et le pouvoir informelle, les jeux de manipulation dans la chaîne de décision, les omissions que certaines personnes ont faites afin de rendre le projet plus attrayant afin que le projet puisse se réaliser. Au sein de cette chaîne, plusieurs éléments vont donc se retrouver.

Processus : la notion de processus est bien connue. Il s’agit de : « intrants => transformation => extrants ». Cette notion de processus se défit en pratique par : gestation (début) => planification => mobilisation => déploiement => Réalisation et évaluation (fin). Bien qu’il s’agisse de processus classique, monsieur Mesly intègre l’importance d’identifier le point de non- retour.  Il importe donc d’identifier ce moment dans le processus où il n’est plus possible de revenir en arrière.

Plan = Le dernier et non le moindre, il s’agit de la mission ou le but qui permet d’obtenir le pourquoi. Une définition claire de la mission permettra une plus forte mobilisation des équipes. Dans le système de gestion Humaprise, cette mission est définit et se vit au sein du comité de direction. Les réunions permettent par la suite de diffuser cette mission à l’ensemble de l’équipe ce qui en résulte que l’équipe parle un langage commun.

Voici le modèle d’analyse :

Mission : à définir

4 P  Facteurs clés de succès  Facteurs clés d’échec
Personnes
Pouvoir
Processus
Plan

 

En guise de conclusion, mentionnons que plusieurs autres éléments intéressants sont abordés dans ce livre. Nous ne voulons pas vous présenter le livre dans son ensemble, mais bien en faire un survol. De plus, nous espérons avoir fait ressortir que la gestion de projets n’est pas isolée de la gestion courante de l’entreprise. En somme, un comité de direction fort, saura gérer n’importe quel projet car il aura les outils nécessaires à sa disposition pour mobiliser ses troupes et communiquer la mission à son équipe.

Nous assistons les PME depuis près de 30 ans  à intégrer la gestion de projet dans leur entreprise. N’hésitez plus et demandez nous notre recette :

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