2 astuces pour stimuler la mobilisation de vos équipes

En affaires, la productivité est l’affaires de tous. Dans certains cas, même si nous cherchons à bien faire, nos actions sont contraires à nos intentions et au lieu d’accroître la productivité, nous alimentons la pression interne. Dans ce blogue, nous retrouvons deux manières de faire qui stimule la productivité en interne. En premier, nous retrouvons la délégation de processus et non la délégation de tâche et en second les communications efficaces pour stimuler la productivité et non stimuler les peurs.

1)Déléguer une tâche c’est bien mais déléguer un processus c’est productif
Tout gestionnaire sait que pour accroître sa productivité, il doit apprendre à déléguer. Le mot déléguer provient du latin qui veut dire confier. Toutefois, il s’agit de bien plus que de confier une tâche. Déléguer une tâche revient à confier à un subalterne une tâche. Une fois cette tâche réalisée, cette personne reviens nous voir pour une autre tâche.

Cette manière de faire entraîne une relation de codépendance entre deux personnes où une personne devient l’extension de l’autre et lorsque l’autre est en vacances, l’autre ne travaille pas également. Ce qui est à l’antithèse de la productivité. Afin d’accroître la productivité des deux personnes, c’est le processus qui devrait être délégué. Prenons à titre d’exemple un plan d’intégration d’un nouvel employé dans l’entreprise. Ce plan peut être déléguer car le gestionnaire principal n’est pas nécessairement obligé de s’occuper de toutes les tâches pour l’accueil d’un commis à la réception.

Plan d’intégration d’un nouvel employé :

1) Accueillir l’employé et lui présenter son poste ou son lieu de travail
2) Fiche de l’employé à faire remplir
3) Description de tâches, contrat de travail et manuel de l’employé à donner
4)  Mission de l’entreprise, planification stratégique et organigramme à faire lire
5) Clés, cartes d’accès ou outils de travail à remettre
6) Présenter le nouvel employé à ses collègues et son superviseur
7) Tâches pour la première journée
8) Planifier la formation technique et le suivi qui sera offert
9) Identifier la personne ressource pour répondre à ses questions
10) Trouver un binôme ou faites du parrainage
11) Débuter l’entraînement pour le nouveau poste

Le processus étant délégué, le gestionnaire peut vaguer à d’autres occupations pendant que son adjoint s’occupe de l’intégration du nouveau commis. Cette délégation peut s’échelonner sur plusieurs jours voire des semaines. Un suivi périodique permettra de connaître l’avancement des deux comparses et pouvoir intervenir si nécessaire.

 

2)Les mots et les émotions comme facteur de mobilisation d’une équipe

 

Échéancier ;

Client important ;

Gros contrat ;

Problèmes ;

Fatigue ;

Et bien d’autres.

 

Ce sont là des mots qui ont une connotation négative ou qui apporte un stress supplémentaire. Les utiliser lorsque l’on s’adresse à nos équipes démontre que nous avons un stress et que nous ne sommes pas en plein contrôle de la situation ou submerger par le doute. Ceci fait surgir de l’énergie négative et entraîne un climat de méfiance.

 

Le gestionnaire transmettra un message tel que : « Nous avons obtenu un gros contrat avec un client important. Je ne veux pas de problème sur les chantiers. Nous avons un échéancier serré alors garder vos forces et ça va bien aller ».

Il n’y a pas lieu de qualifier de « gros contrat » ou « client important ». D’abord parce que c’est ce que vous faites et vous le faites bien. Ensuite, tous les clients sont important peu importe la grosseur du contrat. Finalement, que le contrat soit gros ou petit, c’est votre travail alors il n’y a pas lieu de stresser sur la valeur du contrat. Un tel discours entraîne déjà de la fatigue et les employés n’ont pas le goût de l’attaquer.

 

Plan d’action ;

Client fidèle ;

Contrat lucratif ;

Défis ;

Confiance ;

Travail bien fait ;

Et bien d’autres.

 

Ce sont là des mots qui entraîne un climat de confiance. Les employés n’ont qu’à faire leur travail et il n’a aucune charge émotive négative en surplus.

Le gestionnaire tiendra un discours du genre : « Un de nos clients fidèle nous fait confiance de nouveau pour une nouvelle installation. Il a été bien servi dans le passé et accepte nos conditions contractuelles ce qui en fait un contrat lucratif. Le plan d’action a été réalisé pour respecter les dates de livraison. Il y aura des petits défis dans ce parcours, c’est certain, par contre laisser parler votre talent et le travail sera bien fait. »

 

Ce genre de discours favorise la mobilisation. Les employés sont motivés et sentent que tout est sous contrôle. Le résultat : ils ont confiance.

 

En conclusion, porter une attention particulière aux mots utilisés lors de vos communications avec les employés. Évitez d’utiliser des qualificatifs comme : gros, important, serrés, et bien d’autres car ces mots ont une connotation négative et stimule une énergie négative. En revanche, parlez de confiance, fidèle, lucratif, heureux, talent, et bien d’autres mots qui stimule l’énergie positive et par le fait même entraîne une plus grande productivité.

Pour définir votre processus d’affaires et des communications efficaces, contactez-nous au 819-770-9332 poste 101 ou par courriel à info@groupehumaprise.com. Nous sommes en affaires depuis 1987 et nous avons assisté plus de 250 propriétaires d’entreprise dans cette démarche.

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Passer à l’action et réduire les coûts de la paperasse administrative

Selon une étude de Kronos, les entreprises canadiennes perdent 88 milliards de $ par an en travail administratif inutile, ce qui équivaut à 4 934 $ par employé. Source : ici

Le travail administratif fait partie de la vie des entreprises. Néanmoins, il est possible de diminuer ses impacts sur les profits des entreprises par la rédaction des processus d’affaires. Dès qu’une tâche administrative est récurrente, une description détaillée permettant de réaliser cette tâche devrait être mis par écrit. Ceci permet d’éviter les erreurs, bien entendu, mais nous retrouvons d’autres bénéfices tels que :

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L’impact de la formation Humaprise selon des participants

L’intégration d’un système de gestion demande du courage de la part de l’équipe de direction. D’abord, il s’agit de reconnaître qu’une situation est hors de leur contrôle, ce qui demande de faire preuve d’humilité. En second, faire appel à un service de formation est également un acte de courage en soi. Et puis finalement, accepter de modifier des manières de faire afin que l’entreprise ne se retrouve pas de nouveau dans une situation similaire.

Nous avons compris au fil de nos 28 ans de formation que la direction souhaite le changement et en même temps résiste au changement. Il s’agit de tout un paradoxe, nous en convenons. C’est pour cette raison que nous avons élaboré, au fil des ans, des outils de gestion qui accompagnent la formation.

Notre plan de formation est disponible ici.

Les gens d’affaires qui ont participé à notre formation proviennent de divers secteurs économiques. De plus, le niveau d’éducation est varié de même que le sexe et l’âge. Il n’y a qu’un seul élément en commun : l’acceptation du changement.

Business team with hands together - teamwork concepts, isolated
Travail d’équipe !

Plusieurs entrepreneurs l’ont déjà fait :

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Diagnostic complet de votre entreprise et pistes d’amélioration

Plusieurs solutions ont été envisagées, mais malgré tous les efforts qui ont été faits, vous croulez sous la paperasse. Vous avez le sentiment d’avoir perdu le contrôle de votre entreprise ? Vous pensez juste à prendre des vacances pour fuir votre bureau ?

"Il est où le boss ?"
« Il est où le boss ? »

Groupe Humaprise a développé un outil diagnostic d’entreprise qui permet de faire un bilan de santé de votre entreprise. Ce diagnostic comprend les 5 fonctions de votre entreprise ainsi que les 5 dimensions transversales (voir graphique). Le rapport est accompagné de pistes de solutions que vous allez pouvoir intégrer facilement et rapidement dans votre entreprise. Ceci permettra de créer un impact rapidement et de reprendre le contrôle de votre entreprise.

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Le prix est de 1 200$ plus taxes. Ce qui inclus :

  • Une rencontre d’évaluation de trois heures dans votre entreprise ;
  • Un rapport des forces et des faiblesses de votre entreprise ;
  • Un plan d’action personnalisé pour apporter des correctifs.

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Comment instaurer une gestion participative dans votre PME

Avez-vous songé à passer du « Je » au « Nous » ? Envisagez-vous passer de la délégation de tâches au partage de la réussite avec vos employés ? C’est bien connu, le temps où le « boss » déléguait une tâche comme un ordre est révolu.  Les employés ont besoin de connaître pourquoi ils font telles tâches ou telles actions. Le « Kossé ça donne » est super important. Alors, pourquoi ne pas profiter de leur désir d’apprendre pour les impliquer dans la gestion de votre entreprise ?

Mais faites bien attention car déléguer une tâche, c’est relativement facile. Par contre déléguer la prise de décision ou encore déléguer la réflexion stratégique demande un encadrement spécifique. Même si cet exercice peut sembler simple à faire, il demande un encadrement particulier afin qu’une confiance mutuelle s’instaure entre les nouveaux collaborateurs. Bien entendu, une démarche de planification doit être réalisée dans le but d’implanter une gestion participative entre les employés et la direction. Chez Groupe Humaprise, nous accompagnons nos clients dans cette démarche depuis 1988. Voici cette démarche de planification dans une version simplifiée de notre approche :

Gestion participative réussie
Gestion participative réussie

1) L’actionnaire

Le point de départ est l’actionnaire. Nous le répétons souvent, « On gère comme on est » alors qui sommes-nous ? Bien vous connaître avec vos forces et vos faiblesses ainsi que vos valeurs permet de partager ces informations aux employés clés qui auront à penser comme vous, l’actionnaire.

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Croissance des revenus, contrôle des dépenses ou une autre alternative ?

Une entreprise qui ne génère pas de profits ne demeure pas en affaires bien des années. Il peut arriver que des pertes surviennent à l’occasion suite à des décisions périlleuses ou simplement dû à une économie chancelante. Les pertes répétées sont une tornade désastreuse pour la pérennité de l’entreprise. Cette spirale entraînera inévitablement une baisse de motivation chez le propriétaire de l’entreprise. Comme l’attitude du propriétaire est souvent la locomotive à laquelle les employés se rattachent, une baisse de motivation entraînera une baisse de la vapeur de ce cheval de fer.

Si vous êtes dans cette tornade où les profits ne sont pas à la hauteur de vos aspirations, trois options s’offrent à vous pour faire remonter les profits et hausser votre motivation.

  • Croissance des revenus
  • Contrôle des dépenses
  • Gestion assidue des processus

Examinons plus attentivement chacune de ces trois options.

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En affaires, faut être tenace et bien gérer le risque

Nous avons un profond respect des gens d’affaires chez Groupe Humaprise. À force de côtoyer des gens d’affaires tenaces, nous savons à quel point l’effort n’égal pas nécessairement les résultats. Parfois, en affaires, de gros efforts sont faits et lorsque l’on regarde ce qu’il a été accompli, une note de 9 sur 10 serait donné, Par contre, lorsque l’on regarde les résultats, une note de 1 sur 10 serait octroyé. Ce décalage pourrait en démotiver plusieurs, mais la passion des gens d’affaires les poussent à continuer malgré l’adversité et le peu de résultats.

À titre d’exemple, lors d’un lancement d’un nouveau produit, sur 100 personnes rencontrées, il y a peut-être 30 personnes qui vont exprimer un intérêt. Sur ces 30 personnes, il y aura peut-être uniquement 10 ventes. Le commun des mortels verrait un échec monumental en constatant que 90% des gens refusent votre proposition. Toutefois, les gens d’affaires perçoivent les choses différemment.

Être en affaires, c’est accepter de construire une entreprise basée sur les exceptions. C’est savoir capitaliser sur les 10% qui font confiance. C’est réfléchir à trouver des stratégies efficaces et novatrices qui vont vous permette de convaincre plus de gens et ainsi faire croître vos ventes de 10% ou 15%. C’est constamment continuer à croire qu’il y a place à une amélioration, guidée par un entrepreneur visionnaire.

vision

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Que se passe-t-il dans votre PME lorsque vous intégrez un nouveau système de gestion ?

La décision d’implanter un nouveau système de gestion, comme celui du Groupe Humaprise, revient au propriétaire. Les principales raisons peuvent être que la motivation est à la baisse dû à l’accumulation de problèmes dans l’entreprise, que la rentabilité n’est pas au rendez-vous ou que le propriétaire a le sentiment qu’il n’a plus de vie, sa vie étant de régler des problèmes dans son entreprise.

Il est loin des premières années où il travaillait dans son entreprise en faisant ce qu’il aimait. Après quelques années de croissance et l’embauche de nouveaux employés, il ne fait plus ce qu’il aime, mais en plus, il passe la majorité de son temps à gérer des problèmes. Il faut bien avouer que ceci est fort décourageant.

Heureusement, des solutions existent. Implanter un système de gestion dans une entreprise n’est pas une mince affaire. Ceci implique que la situation qui sévit actuellement n’est plus tolérée. Dès lors, il y aura du changement. Bien entendu, qui dit changement, dit résistance aux changements.

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Plan de formation Humaprise visant à optimiser vos profits et améliorer votre qualité de vie

EN 33 HEURES, APPRENEZ À RÉDIGER VOTRE PLANIFICATION STRATÉGIQUE

La formation Humaprise permet au chef d’entreprise de partager la pression de la prise de décision avec des employés clés en implantant un comité de direction. Ce comité de direction permet aux employés clés d’aider le chef d’entreprise à réfléchir sur les orientations stratégiques de l’entreprise et de contribuer aux processus décisionnels. Parce que déléguer une tâche, c’est simple, mais déléguer la réflexion stratégique, demande un climat propice.

Demande pour une consultation gratuite

 

DESCRIPTION DE LA FORMATION

  • La formation Humaprise est constituée de 8 blocs de 3 heures.
  • Nous implantons un comité de direction.
  • Permet de définir ou de bonifier la vision, la mission et les valeurs de l’entreprise.
  • Vous permettra de faire votre planification stratégique annuelle en équipe.
  • Le tout est d’une durée de 33 heures.
  • Fait en entreprise.
  • S’échelonne sur une période de 4 mois.

DANS LE CADRE DE CETTE FORMATION, VOUS ALLEZ : 

  • Apprendre à maîtriser les 5 clés pour parvenir à la prospérité ;
  • Découvrir les 11 éléments qui influencent votre entreprise ;
  • Apprendre les 5 étapes à suivre pour éliminer/éviter les problèmes dans votre entreprise ;
  • Apprendre à éliminer les problèmes répétitifs ;
  • Et voir 33 autres objectifs de formation.

À QUI S’ADRESSE CETTE FORMATION

affaires_stressCette formation s’adresse à vous, propriétaire de PME, qui cherchez à rentabiliser votre entreprise. Toutefois, malgré les longues heures que vous consacrez, les efforts soutenus et toute votre bonne volonté, vous vivez une insatisfaction face aux profits. Sans parler des problèmes qui se répètent, le lundi, le mardi, le mercredi, le jeudi, le vendredi et qui vous empêchent de passer du temps en famille le samedi et le dimanche. Sachez qu’après la première séance de formation, nous garantissons que vous allez percevoir des changements positifs dans votre PME.

Cette formation pourrait être admissible à une subvention par Emploi-Québec pour défrayer jusqu’à 50% des coûts.

 

 

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NOS EXPERTS FORMATEURS 

Nos formateurs agréés iront dans votre entreprise. Nous vous aidons à identifier les pertes de temps et d’argent afin d’optimiser vos profits. Vous allez augmenter vos profits et commencer à profitez de la vie !

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Mise en place de méthodes de travail chez Verval Ltée

Sous l’encadrement discipliné du formateur / coach en gestion de Groupe Humaprise, Charles Armand Turpin a perfectionné ses processus d’affaires et ses méthodes de travail. Au lieu de mémoriser sa liste de projets quotidiens, il les a consignés à son agenda, à des réunions, au comité de direction. Il a réservé des blocs de temps pour réaliser un à un chacun de ces projets. Trois heures de son temps sont consacrées hebdomadairement au formateur / coach en gestion de Groupe Humaprise, qui est en quelque sorte devenu au fil des mois « l’adjoint » du directeur général de Verval.

À ces réunions avec le formateur / coach en gestion de Groupe Humaprise, le président de Verval aborde les questions prioritaires, l’une après l’autre. « On a trop tendance à remettre des décisions importantes, dit-il. Mais plus on attend, puis elles deviennent difficiles. » Cette façon de procéder a diminué le niveau de stress. « Une entreprise, ce n’est pas seulement une question de profits, ajoute M. Turpin. Je voulais un modèle de fonctionnement qui assurerait aussi à moi et au personnel une qualité de vie. Pour pouvoir faire ça, il me fallait un coup de pouce d’une personne ordonnée qui m’obligerait à avancer », précise-t-il.

Charles Armand Turpin

Verval ltée

(819) 770-0161

http://www.verval.com/