Qu’est-ce que la BDI (Base de données intégrale) ?

La BDI est un progiciel de gestion d’entreprise qui permet d’administrer l’ensemble des informations d’une entreprise. Ce logiciel permet de faire le lien entre les opérations et l’administration. Trop souvent, nous retrouvons une multitude de processus administratifs qui sont peu utilisés par les employés, sauf les employés administratifs, et de l’autre côté, une panoplie de procédés de production pour la production. Au-dessus de tout ça, il y a une gestion par résultats. Des objectifs sont transmis aux employés qui eux performent pour atteindre les résultats. C’est dans notre culture et notre façon de faire. Il y a une fierté personnelle et collective à atteindre les résultats. Toutefois, ce n’est pas toujours suffisant.

 

Cette manière de gérer met beaucoup de pression sur les employés et ils cherchent à optimiser leur travail. De plus, les employés possèdent souvent le savoir-faire, toutefois tout est dans leur tête et rien n’est documenté. Dans les entreprises que nous avons accompagnées, plusieurs propriétaires nous ont mentionné que leur actif le plus précieux affaires_stressétait leurs employés. C’est normal car les employés sont la mémoire corporative. Si c’est le cas, sachez que vous n’êtes pas un cas unique.

Afin de répondre efficacement aux objectifs et diminuer la pression, les employés ont développé leur propre processus. Ce sont eux qui font en sorte que les équipements font le travail ou que les livrables aux clients sont fait selon les délais. Pour contrer cette manière de faire qui est nuisible aux entreprises, rien de mieux que de documenter le travail des employés, de rédiger les politiques et les processus, mais également de s’assurer que les employés puissent y avoir accès facilement et rapidement.

 

C’est pour cette raison que la BDI a été conçue. La conception de la BDI est guidée par 4 idées:

  • Centraliser
  • Atteindre
  • Traiter
  • Communiquer (partager)

 

logiciel d'affaires ou progiciel de gestion
La BDI est un logiciel d’affaires et progiciel de gestion

Explorons chacune de ces thématiques.

 

Centraliser

La BDI met l’accent sur l’importance de disposer d’un endroit précis et commun pour stocker l’information de l’entreprise. Les objectifs visés par la centralisation sont:

  • favoriser une conception commune de l’organisation des informations pour tous les membres de l’entreprise ;
  • diminuer les efforts et le temps pour retrouver ces informations au moment où l’on veut les utiliser.

Atteindre

La BDI réduit la distance entre les informations et la personne qui veut en disposer. Une information qui est «trop loin» est souvent une information qui n’existe pas.  La BDI favorise la proximité et l’accessibilité de l’information ce qui accroît l’efficacité de la recherche d’information.

bdi-1

À partir de la BDI, il est possible de réunir en un seul endroit tous les fichiers et tous les documents associés à un client ainsi que les communications avec ce client. De telle sorte, la BDI devient un gestionnaire de relation client efficace.

Ce même type de gestion informatisée peut être fait pour les prospects, les fournisseurs, les partenaires clés, les intermédiaires, en somme toutes personnes ou organisation qui a un contact avec votre entreprise.

Traiter

La BDI aide à comprendre la valeur de l’information et à mieux l’évaluer et évite les tendances chroniques de l’accumulation des informations. En se posant quelques questions tel que : «Qu’est-ce que je fais avec ce document? Je le jette? Je le classe? Où vais-je le classer?». Ceci permet d’éviter les tendances chroniques des organisations à tout conserver. Des frais inutiles de stockage de données sont ainsi éviter.

Traiter l’information, c’est mesurer ce qui est important et ce qui ne l’est pas.

Communiquer

La BDI met l’accent sur la façon de transmettre et de partager l’information. Partager l’information, c’est partager une conception et une interprétation commune de cette information.

La BDI comprend les outils de gestion suivant, mais sans si limiter :

  • Classement des dossiers physiques
  • Classement informatisé
  • Tableau des projets
  • Réunion hebdomadaire & mensuelle
  • Tableau des tâches annuelles / mensuelles / hebdomadaires
  • Manuel des opérations
  • Encadrement du comité de direction
  • Bibliothèque
  • Trousse anti-stress Humaprise
  • Identification des tâches (quotidiennes, hebdomadaires, mensuelles et annuelles)
  • Tableau de communication (pour les grandes entreprises)
  • Organigramme

 

La BDI est flexible et modulable selon vos besoins

Vous avez la possibilité de personnaliser votre Base de données intégrale (BDI) par un développement sur mesure. Le développement sur mesure permet d’ajouter des fonctionnalités à la BDI de façon à refléter vos différents processus d’affaires. Bien entendu, le succès d’un développement sur mesure est la définition des processus d’affaires.

 

Voici des exemples de modifications qui peuvent être apportées à la BDI.

  • Éléments communs pour toutes les fonctions de l’entreprise
  • Lien entre système comptable et base de données
  • Lien avec politiques / procédures
  • Lien avec descriptions des tâches
  • Lien entre agenda et base de données
  • Liens avec documents Word, Excel
  • Lien avec plan stratégique
  • Lien avec courriel ou fax
  • Notes de service / babillard intégré

 

Rapports (requêtes) particuliers non- dispo via système comptable

  • Finance / comptabilité
  • Prix de revient ” Job cost “
  • Facturation des heures / professionnels
  • Factures personnalisées
  • Ensemble de ratios liés au système comptable

 

Achat / fournisseurs / sous-traitants

  • Adresses multiples fournisseurs
  • Suivi communication fournisseurs
  • Bons de commande ” PO “
  • Suivi des ententes fournisseurs
  • Liste des contacts fournisseurs Inventaire

 

Marketing / vente

  • Offres de service + Lien avec factures
  • Suivi communication clients
  • Suivi communication prospects
  • Suivi des opportunités de vente prospects
  • Adresses multiples clients
  • Publipostage par fax ou courriel
  • Liste des contacts clients
  • Politique de prix
  • Extraction des données comptables pour produire des analyses marketing
  • Système d’information marketing
  • Rapports de commissions
  • Possibilité de synchroniser la BDI avec des ordinateurs portables pour vendeur sur la route

 

Production / Réception / Expédition

  • Bons de travail ” Work order “
  • Bons de livraison
  • Bons de réception
  • Calendrier de production
  • Gestion des projets
  • Suivi entretien des équipements

 

Ressources humaines

  • Suivi communication employés
  • Suivi communication syndicat
  • Horaires de travail
  • Feuille de temps
  • Plan de formation
  • Suivi des absences
  • Évolution des salaires accordés
  • Suivi des jours de vacances accordés
  • Suivi des non-disponibilités des employés

 

Quels seront les bénéfices pour votre entreprise ?

  • Efficacité augmentée
  • Rendement interne accru
  • Compatibilité avec d’autres logiciels
  • Modulable
  • Flexible
  • Réduit de 83% le temps consacré à la recherche d’une information
  • Facilite le partage et l’accès des informations entre les utilisateurs
  • Fiable et sécuritaire
  • Retour sur investissement en 9 mois

Pour de plus amples renseignement sur la BDI, nous vous invitons à nous écrire à info@groupehumaprise.com ou nous rejoindre par téléphone au 819-743-1188.

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