Pour une gestion du temps plus efficace, nous avons parfois tendance à entamer plusieurs tâches en même temps. Ce sentiment d’être occupé nous porte à croire que nous sommes productifs. Erreur ! Illusion ! En effet, des recherches récentes démontrent que d’être multi-tâches est en fait contre-productif.
Dans les faits, les tâches sont réalisées plus rapidement lorsqu’elles sont attaquées une à la fois que lorsque plusieurs tâches en même temps sont réalisées. De plus, être multi-tâche accroît le risque d’erreur, ce qui augmente le temps consacré à cette tâche. Enfin, être multi-tâche demande une plus forte concentration, ce qui contribue à accroître la dépense énergétique, favorisant l’apparition plus rapide de la fatigue.
Bien que d’être multi-tâches peut vous faire bien paraître auprès de vos employés, en donnant l’impression que vous êtes occupés, vous serez plus productifs en prenant les tâches une à une et les compléter.
Dans cette optique, voici 3 conseils qui sauront accroître la productivité dans votre entreprise :
Conseil 1 : Gérer les interruptions sans perdre ses idées
Le moyen le plus efficace et le plus simple pour gérer les interruptions au bureau est d’avoir une feuille blanche sur votre bureau. Lorsque une personne se pointe à votre bureau, vous lui dites : “Donne-moi 5 secondes, je vais écrire ce que je suis en train de faire pour me rappeler ce que j’étais en train de faire “.
En théorie, la personne devant vous devrait voir que vous vous faites déranger et décoder ce message encrypté. Si ce n’est pas le cas, vous écoutez. Suite à son départ, vous allez lire votre feuille et ainsi pouvoir retourner à ce que vous étiez en train de produire. Cet aide-mémoire sera en permanence sur votre bureau. Un truc simple et banal, mais qui vous évite de perdre vos idées ou oublier ce que vous étiez en train d’accomplir comme tâche.
Conseil 2 : Bien gérer ses courriels
En moyenne, un utilisateur reçoit et envoi 140 courriels par jour. Il en reçoit en moyenne 81 et le délai de traitement est de 1,25 jour. (Source : ici)
Le courriel occupe donc une place importante dans une PME. Voilà pourquoi il faut parfois encadrer sa gestion par la mise en place d’une politique de gestion des courriels.
Cette politique devrait inclure :
1) de désactiver l’avis de réception de message ;
2) de déterminer le délai maximal de traitement d’un courriel ;
3) de déterminer les périodes consacrées à la réponse d’un courriel.
Chez Groupe Humaprise, le délai de traitement maximal d’un courriel est de 24 heures. Nous avons déterminé que les courriels sont vérifiés le matin, le midi et avant de quitter le bureau en fin de journée. En agissant de la sorte, nous pouvons vaguer à nos tâches et maintenir notre concentration sans être interrompu par des courriels. De toute manière, un courriel demande rarement une action immédiate.
Conseil 3 : L’importance d’un ordre du jour pour une rencontre ou un appel
Avoir un ordre du jour implique une préparation, par le fait même une planification. Il y a donc eu au préalable de la rencontre une réflexion qui a mené à établir un début, un cheminement critique et une fin. De cette manière, tous les points devant être traités le seront et il n’y aura pas d’omission qui vont nécessiter un second appel ou une autre rencontre. Le temps est effectivement maximisé.
En plus d’une gestion du temps efficace, l’ordre du jour permet de donner confiance aux personnes présentes. D’abord, celui qui conduit la réunion n’a pas à se fier à sa mémoire pour traiter les points. Il retrouvera les éléments à aborder dans son ordre du jour et son cheminement critique l’amènera à la fin de la réunion en fonction de l’objectif recherché. La rencontre sera ainsi structurée et gérée efficacement. D’autre part, les interlocuteurs sentiront que la personne qui conduit la réunion sait exactement où elle s’en va. Ce sentiment permet d’établir rapidement la confiance envers l’interlocuteur.
En somme, l’ordre du jour permet de structurer la rencontre ou l’appel et accroître le sentiment de confiance entre les personnes concernées et maximise la gestion du temps.
Voilà trois petits conseils supers simples et faciles à intégrer dans votre routine quotidienne et qui auront de grands impacts dans votre gestion du temps. Si les conseils de gestion d’entreprise vous intéressent, inscrivez-vous gratuitement à notre infolettre afin de recevoir un conseil pratique de gestion tous les mardis matins, à prendre bien au chaud avec votre café.
